Discípulo: Buscadores y Guardianes

Archivos eclesiásticos
Por Lynn Hoke
Hace varios años, el Comité diocesano de Historia y Archivos adoptó el término "guardianes de la historia" para referirse a quienes mantienen los registros de las iglesias locales organizados, seguros y accesibles. Al principio, cuando se funda una iglesia, no hay mucho que guardar. El mantenimiento de registros suele comenzar lentamente, con algo de correspondencia seguida de certificados formales, para la organización de una congregación y luego para la consagración de un espacio. Una vez que hay un edificio con una oficina, empieza la acumulación: Una escritura, un registro de la iglesia, un registro de servicios, actas de la junta parroquial, registros de promesas, informes financieros, boletines informativos, informes anuales y un sinfín de otros registros se acumulan con el tiempo. El clero, los administradores, los secretarios, los funcionarios y los voluntarios se convierten en los primeros archiveros. Muchos de ellos son también productores de registros. Los cajones del escritorio se llenan. Los archivadores rebosan. Las cajas desaparecen en armarios, alacenas y credenzas.
[Imagen: El registro histórico parroquial de San Marcos, Wilson. Foto de Lynn Hoke]
Un solo miembro de la iglesia al que le guste la historia, o al que le guste poner orden en el caos, puede constituir el núcleo de un equipo de guardianes de la historia para ordenar lo que se ha ido acumulando con el tiempo. Para esta persona o pequeño equipo, el primer objetivo es buscar registros perdidos en los rincones y grietas de la iglesia. El objetivo de encontrar todos los registros es evaluarlos para su posible conservación. El objetivo de organizar y conservar los registros es compartirlos, no sólo con los miembros actuales de la iglesia, sino también con futuros miembros y posibles investigadores.
La transformación de los registros de la iglesia en archivos eclesiásticos honra tanto el pasado como el futuro. Cada congregación posee registros estándar y papeles sin procesar que pueden ayudar a documentar con cierto detalle la trayectoria cristiana de individuos, grupos y la propia congregación. Los registros eclesiásticos y los registros de servicios son excelentes ejemplos de documentos aparentemente mundanos repletos de información interesante a la espera de ser descubierta.
Los registros eclesiásticos están diseñados para registrar los detalles de cada rito religioso de paso: bautismo, confirmación o recepción, matrimonio y entierro. Muchos registros incluyen secciones alfabéticas para enumerar los apellidos, junto con las páginas pertinentes donde aparece el nombre de cada persona. Excepto en el caso de las confirmaciones, que también son registradas por nuestros obispos en el Diario de la Convención, la mayor parte de la información de los registros de las iglesias primitivas sólo aparece allí, como testimonio silencioso de las vidas que se cruzan con esa congregación, en ese lugar, en ese momento. Los registros de servicios ofrecen columnas para la fecha, el tipo de servicio, el nombre del oficiante y una sección de comentarios. Cuando se llena un registro, se inicia uno nuevo, año tras año, hasta que la última entrada señala el cierre de la iglesia.
CONVERTIR LOS REGISTROS EN ARCHIVOS
Las cajas, carpetas y sobres varios almacenados en muchas iglesias contienen registros que pueden convertirse en archivos mediante los procesos archivísticos rutinarios conocidos como ordenación y descripción. Después de decidir qué se va a guardar y de invertir en un suministro de carpetas y cajas de documentos sin ácido, quedan tres pasos esenciales: (1) colocar cada documento o conjunto de documentos relacionados en una carpeta y escribir con lápiz una categoría, un título temático y una fecha a lo largo del borde superior; (2) almacenar cada carpeta o grupo de carpetas en orden cronológico en una caja de documentos; y (3) registrar los tres elementos del título de cada carpeta en tres columnas en una lista maestra que permita búsquedas, como una hoja de cálculo Excel, con dos columnas adicionales para los números de caja y las ubicaciones físicas, como un número de estantería o sala. Una vez etiquetada y catalogada con este sencillo sistema de nombre y dirección, cada carpeta puede extraerse de forma segura para su revisión por parte del personal y otras personas, y luego devolverse de forma segura a su lugar de origen.
Los registros varían de una iglesia a otra, pero lo más probable es que incluyan los enumerados anteriormente, además de boletines de servicios, revistas, folletos, folletos de búsqueda de clero, libros conmemorativos, libros de visitas, publicaciones de aniversarios, actas, documentos legales, folletos de recaudación de fondos, folletos de vidrieras, artículos de periódico y planos de edificios.
Las colecciones más aleatorias de recuerdos, álbumes de recortes, fotografías, películas, cintas de vídeo, cintas de audio, disquetes, CD y otros activos digitales pueden plantear problemas. No es útil conservar la mayoría de las fotografías sin etiquetas ni fechas. Tampoco lo son las cajas de fotos aleatorias y desordenadas, a menos que alguien esté dispuesto a dedicar el tiempo necesario a la investigación y al etiquetado preciso. Las películas y el material digital son tan buenos como el equipo adecuado para reproducirlos. La evaluación es la clave, con los elementos que se puedan conservar claramente marcados para su reformateado periódico y oportuno a perpetuidad.
Saber que dispone de valiosos recursos históricos en su iglesia es un gran paso para instituir una política de "no desechar" durante esas periódicas -y bienintencionadas, pero a veces demasiado entusiastas- jornadas de limpieza de la iglesia. Reunir estos recursos y crear un archivo organizado, sin embargo, es el gran paso adelante, y posiblemente intimidante. Pero no está solo.
El artículo 4 de los estatutos fundacionales de 2010 para el Comité diocesano de Historia y Archivos declara que el propósito del comité es "[a]yudar y animar a las congregaciones a mantener archivos y producir sus propios relatos históricos". Desde entonces, he tenido el placer de visitar muchas de nuestras iglesias para ayudar a determinar qué registros existen y cómo podrían conservarse para su uso futuro. Hay varios caminos abiertos para las iglesias interesadas en establecer un programa de archivos eclesiásticos.
Organiza una mesa redonda abierta sobre archivos humanos entre los miembros más antiguos. ¿Qué recuerdos guardan en sus mentes que podrían documentarse en un entorno comunitario de este tipo? Pida voluntarios para grabar y transcribir el debate.
Envíe a uno o más miembros de la iglesia interesados a nuestro próximo taller de guardianes de la historia. Si alguien pregunta qué es un guardián de la historia, dígale que se trata de miembros de la iglesia local interesados en conservar los registros de su iglesia y en poner la información histórica a disposición de las generaciones presentes y futuras.
Identifique o anuncie posibles voluntarios a los que les guste la historia y/o organizar información. Aunque una sola persona puede aprender lo básico en poco tiempo, dos o más personas trabajando juntas pueden generar camaradería y permitir una división del trabajo, según sea necesario.
Solicite un ejemplar de Archivos para "Congregaciones: Guía práctica para desarrollar un archivo eclesiástico". Este folleto conciso y útil está disponible en la National Episcopal Historians and Archivists, una excelente organización que la Diócesis apoya a través de nuestra membresía anual. Cómprelo aquí.
Invite al archivero diocesano a una visita de consulta gratuita.
MODELOS DE MANTENIMIENTO DE LA HISTORIA
Stephen's, Erwin, ofrece un ejemplo de colaboración entre una iglesia y el archivero. Barbara Nicholl asistió al taller de guardianes de la historia de otoño de 2018. Varios meses después del taller, Barbara me invitó a la oficina de la iglesia para ayudar a inspeccionar todos los archivadores, cajones, cajas y un armario de registros. A medida que pasaba el tiempo, Barbara organizaba más materiales. En septiembre de este año, contempló, midió y, con la aprobación de la sacristía, ocupó la gran despensa de la cocina. Ella y otros reubicaron fácilmente el contenido diverso de la despensa y luego reunieron todos los registros de la iglesia de todo el edificio y los pusieron en los estantes. Todo cabe y está guardado bajo llave, características vitales para cualquier archivo.
Los aniversarios son un momento natural para recopilar, organizar o ampliar los archivos de una iglesia. Anne's, Winston-Salem (2014) y el 75 aniversario de Christ Church, Charlotte (2018). Ambos grupos de planificación se beneficiaron de la lectura de varios ejemplos de historias eclesiásticas que traje de nuestra biblioteca diocesana. Anne eligió un formato de libro de tapa blanda impreso bajo demanda, repleto de fotos en color, perfiles de los miembros y aspectos destacados de los ministerios. Christ Church optó por un libro de tapa dura de aspecto moderno, con perfiles de los miembros intercalados con descripciones de los ministerios y numerosas fotos en color de la vida de la comunidad. Ahora puedo compartir sus publicaciones con otras iglesias que busquen ideas.
Se han programado dos celebraciones de aniversario para el mismo domingo de octubre de 2021: Emmanuel, Warrenton (200 años) por la mañana y St. Luke's, Tarboro (150 años) por la tarde. Realicé varias visitas a ambas iglesias para recopilar material histórico y visual para los folletos conmemorativos. Ayudé a buscar registros perdidos o desaparecidos y proporcioné cronologías para ayudar a fundamentar los relatos en la historia. Se hizo un llamamiento a los miembros de Emmanuel para que enviaran fotos y relatos. El libro "A History Remembrance" estaba en marcha. En St. Luke's, se reanudó una investigación anterior sobre la historia que se esconde tras dos vidrieras regaladas por una escuela dominical de Filadelfia. Aunque el COVID-19 obligó a posponer ambas celebraciones, la historia recopilada sigue estando disponible para un posible uso futuro.
El año pasado, Alice Freeman, de St. Mark's, Wilson, determinó que el registro original de la iglesia estaba en muy mal estado, demasiado vulnerable para conservarlo en la iglesia o en casa de alguien. Tras una importante labor de reparación y restauración profesional, este volumen se encuentra ahora a buen recaudo, mientras que una fotocopia en color puede examinarse y utilizarse cuando se necesite como referencia. Después de este exitoso salvamento, el Rev. Brooks Graebner, historiógrafo diocesano, dispuso apoyo diocesano para restaurar los primeros registros que puedan encontrarse de otras iglesias históricamente negras. Hasta la fecha, se han localizado y restaurado los registros más antiguos de St. Cyprian's, Oxford, y St. Simeon's, Satterwhite (1896-1968).
Estos pocos ejemplos de actividad archivística en la diócesis pueden ampliarse si nos informa de lo que ocurre en su iglesia.
Lynn Hoke es la archivera de la diócesis de Carolina del Norte.